Pour toute information concernant le présent cahier des charges, contacter

Nom : Commune ...

Adresse :

Personne de contact :

Téléphone :

E-mail :

Auteur de projet

Nom :

Adresse :

Personne de contact :

Téléphone :

E-mail :

Réglementation en vigueur

  • Loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et ses modifications ultérieures.
  • Arrêté Royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques, et ses modifications ultérieures.
  • Arrêté Royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics, et ses modifications ultérieures.
  • Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions, et ses modifications ultérieures.
  • Règlement général pour la protection du travail (RGPT), Loi sur le bien-être et Code du Bien-être au travail.
  • Loi du 11 février 2013 prévoyant des sanctions et des mesures à l'encontre des employeurs de ressortissants de pays tiers en séjour illégal.
  • Le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.

Dérogations, précisions et commentaires

Néant.


  • DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES

Cette première partie se rapporte à la réglementation relative à la passation d'un marché public jusqu'à la désignation de l'adjudicataire.

Les dispositions contenues dans cette partie se rapportent à la loi du 17 juin 2016 et à l'arrêté royal du 18 avril 2017 et les modifications ultérieures.

I.1. Description du marché

Objet des fournitures : Géolocalisation des véhicules communaux.

Lieu de livraison : Service technique communal

I.2. Identité de l'adjudicateur

Commune ...

I.3. Procédure de passation

Conformément à l'article 42, § 1, 1° a) (la dépense à approuver HTVA n'atteint pas le seuil de 139.000,00 €) de la loi du 17 juin 2016, le marché est passé par procédure négociée sans publication préalable.

Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d'attribuer le marché sur la base des offres initiales sans mener de négociations.

I.4. Fixation des prix

Le présent marché consiste en un marché mixte.

Le marché mixte est celui dont les prix sont fixés suivant plusieurs des modes décrits points 3° à 5° de l'article 2 de l'arrêté royal du 18 avril 2017.

I.5. Motifs d'exclusion et sélection qualitative

Le formulaire d'offre doit être accompagné des pièces suivantes :

Situation juridique du soumissionnaire (motifs d'exclusion)

Par la seul fait de participer à la procédure de passation du marché, le soumissionnaire atteste qu'il ne se trouve pas dans un des cas d'exclusion visés aux articles 67 à 69 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics.

Capacité économique et financière du soumissionnaire (critères de sélection)

Non applicable.

Capacité technique et professionnelle du soumissionnaire (critères de sélection)

Non applicable.


I.6. Forme et contenu des offres

Le soumissionnaire établit son offre en français et complète l'inventaire sur le modèle annexé au cahier des charges le cas échéant. Si le soumissionnaire établit son offre sur d'autres documents que le formulaire prévu, il supporte l'entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu'il a utilisés et le formulaire.

Tous les documents établis ou complétés par le soumissionnaire ou son mandataire sont datés et signés par celui-ci.

Lorsque l'offre est signée par un mandataire, celui-ci mentionne clairement son (ses) mandant(s). Le mandataire joint à l'offre l'acte authentique ou sous seing privé qui lui accorde ses pouvoirs ou une copie de la procuration.

Toutes ratures, surcharges et mentions complémentaires ou modificatives, tant dans l'offre que dans ses annexes, qui seraient en nature à influencer les conditions essentielles du marché, telles que les prix, les délais, les conditions techniques, doivent également être signées par le soumissionnaire ou son mandataire.

Les prix doivent toujours être exprimés en euro.

Sous-traitance

Le soumissionnaire indique dans son offre la part du marché qu'il a l'intention de sous-traiter ainsi que les sous-traitants proposés, si connus.

I.7. Dépôt des offres

L'offre est établie sur papier et est glissée sous pli définitivement scellé mentionnant le numéro du cahier des charges (Géo-2020) ou l'objet du marché. Elle est envoyée par service postal ou remise par porteur.

L'offre doit être adressée à :

Commune de ...

Le porteur remet l'offre à ......... personnellement ou dépose cette offre dans la boîte prévue à cette fin à l'adresse reprise ci-dessus.

L'offre doit parvenir au pouvoir adjudicateur avant le ..........., que ce soit par envoi normal ou recommandé ou par dépôt à l'adresse susmentionnée.

Par l'introduction d'une offre, les soumissionnaires acceptent sans condition le contenu du cahier des charges et des autres documents relatifs au marché, ainsi que le respect de la procédure de passation telle que décrite dans le cahier des charges et acceptent d'être liés par ces dispositions.

Lorsqu'un soumissionnaire formule une objection à ce sujet, il doit communiquer les raisons de cette objection au pouvoir adjudicateur par écrit et par courrier recommandé dans les 7 jours calendrier après la réception du cahier des charges.


I.8. Ouverture des offres

Il n'y a pas d'ouverture des offres en séance publique.

I.9. Délai de validité

Le soumissionnaire reste lié par son offre pendant un délai de 120 jours de calendrier, à compter de la date limite de réception des offres.

I.10. Critères d'attribution

Les critères suivants sont d'application lors de l'attribution du marché :

Description

Pondération

1

La localisation mensuelle par véhicule (y compris la fourniture, le montage, la mise en route du système et la formation)

50

2

Facilité d'utilisation (ergonomie) du logiciel de gestion de la géolocalisation/accessibilité PC ou tablette ou smartphone

30

3

Délai d'intervention en cas de panne logiciel (durée de réaction et résolution en heures/jours)

10

4

Délai d'intervention en cas de panne Hardware (durée de réaction et réparation en heures/jours)

10

Pondération totale des critères d'attribution :

100

Une certaine valeur a été attribuée à chaque critère. Sur base de l'évaluation de tous ces critères, tenant compte de la valeur attribuée à chacun, le marché sera attribué au soumissionnaire présentant l'offre économiquement la plus avantageuse du point de vue du pouvoir adjudicateur.

I.11. Variantes/Options

Aucune variante/option exigée ou autorisée n'est prévue. Il est interdit de proposer des variantes libres.

I.12. Choix de l'offre

Le pouvoir adjudicateur choisit l'offre économiquement la plus avantageuse, déterminée en se fondant sur le meilleur rapport qualité / prix.

Par la présentation de son offre, le soumissionnaire accepte toutes les clauses du cahier des charges et renonce à toutes les autres conditions. Si le pouvoir adjudicateur constate, lors de l'analyse des offres, que le soumissionnaire a ajouté des conditions qui rendent l'offre imprécise ou si le soumissionnaire émet des réserves quant aux conditions du cahier des charges, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de considérer l'offre comme substantiellement irrégulière.


  • DISPOSITIONS CONTRACTUELLES

Cette deuxième partie fixe la procédure relative à l'exécution du marché.

Pour autant qu'il n'y soit pas dérogé, l'arrêté royal du 14 janvier 2013 et ses modifications ultérieures établissant les règles générales d'exécution des marchés publics est d'application.

II.1. Fonctionnaire dirigeant

Le collège communal est le fonctionnaire dirigeant du marché conformément aux dispositions du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

En application des dispositions de l'article L1222-4 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le collège communal est le seul organe compétent habilité à contrôler l'exécution du marché.

Le collège communal est représenté par :

Nom :

Adresse :

Téléphone :

E-mail :

II.2. Sous-traitants

Le soumissionnaire peut faire valoir les capacités de sous-traitants ou d'autres entités. Dans ce cas, il joint à son offre les documents utiles desquels ressort l'engagement de ces sous-traitants ou entités de mettre les moyens nécessaires à la disposition du soumissionnaire.

L'adjudicataire est tenu de travailler avec ces sous-traitants désignés lors de l'exécution du marché. Le recours à d'autres sous-traitants est soumis à l'accord préalable du pouvoir adjudicateur.

En application de l'article 74 de l'AR du 18 avril 2017, le soumissionnaire indique dans son offre la part du marché qu'il a éventuellement l'intention de sous-traiter ainsi que les sous-traitants proposés.

L'adjudicataire demeure responsable envers le pouvoir adjudicateur lorsqu'il confie tout ou une partie de ses engagements à des sous-traitants.

Le pouvoir adjudicateur ne lie aucun lien contractuel avec ces sous-traitants.

Ces sous-traitants ne peuvent se trouver dans un des cas d'exclusion visés à l'article 67 de la loi du 17 juin 2016, hormis le cas où l'entrepreneur, le fournisseur ou le prestataire de services concerné, conformément de l'article 70 de la loi, démontre vis-à-vis de l'adjudicateur avoir pris les mesures suffisantes afin de prouver sa fiabilité.

II.3. Assurances

L'adjudicataire contracte les assurances couvrant sa responsabilité en matière d'accidents de travail et sa responsabilité civile vis-à-vis des tiers lors de l'exécution du marché.

À tout moment durant l'exécution du marché, dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la demande du pouvoir adjudicateur, l'adjudicataire justifie qu'il a souscrit ces contrats d'assurances au moyen d'une attestation établissant l'étendue de la responsabilité garantie requise par les documents du marché.

II.4. Cautionnement

Aucun cautionnement ne sera exigé pour ce marché.

II.5. Clause de réexamen : révisions de prix

Il n'y a pas de révision des prix pour ce marché.

II.6. Durée

Le pouvoir adjudicateur n'a pas spécifié la durée.

II.7. Délai de paiement

Le pouvoir adjudicateur dispose d'un délai de vérification de 30 jours de calendrier à compter de la date de livraison pour procéder aux formalités de réception. Ce délai prend cours le lendemain de l'arrivée des fournitures à destination, pour autant que le pouvoir adjudicateur soit en possession du bordereau ou de la facture.

Le paiement du montant dû au fournisseur est effectué dans les 30 jours de calendrier à compter de la date de fin de la vérification, pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en même temps, en possession de la facture régulièrement établie ainsi que des autres documents éventuellement exigés. Ladite facture vaut déclaration de créance.

II.8. Délai de garantie

Le délai de garantie pour ces fournitures est de 24 mois calendrier.

Le délai de garantie prend cours à compter de la date de réception provisoire au lieu de livraison.

II.9. Réception provisoire

A l'expiration du délai de vérification, il est selon le cas dressé un procès-verbal de réception provisoire ou de refus de réception.

II.10. Réception définitive

La réception définitive a lieu à l'expiration du délai de garantie. Elle est implicite lorsque la fourniture n'a pas donné lieu à réclamation pendant ce délai. Lorsque la fourniture a donné lieu à réclamation pendant le délai de garantie, un procès-verbal de réception ou de refus de réception définitive est établi dans les quinze jours précédant l'expiration dudit délai.


II.11. Ressortissants d'un pays tiers en séjour illégal

Lorsque l'adjudicataire ou sous-traitant reçoit copie de la notification visée à l'article 49/2, alinéa 4, du Code pénal social, dans laquelle il est informé qu'il occupe en Belgique un ou plusieurs ressortissants d'un pays tiers en séjour illégal, cet adjudicataire ou sous-traitant s'abstient, avec effet immédiat, de se rendre encore au lieu d'exécution du marché ou de poursuivre l'exécution du marché, et ce jusqu'à ce que l'autorité adjudicatrice donne un ordre contraire.

Il en va de même lorsque l'adjudicataire ou sous-traitant est informé :

  • soit par l'adjudicataire ou par l'autorité adjudicatrice selon le cas de ce qu'ils ont reçu la notification, visée à l'article 49/2, alinéas 1er et 2, du Code pénal social, concernant cette entreprise ;
  • soit via l'affichage prévu par l'article 35/12 de la loi du 12 avril 1965 relative à la protection de la rémunération des travailleurs, qu'il occupe en Belgique un ou plusieurs ressortissants d'un pays tiers en séjour illégal.

Par ailleurs, l'adjudicataire ou sous-traitant est tenu d'insérer, dans les contrats de sous-traitance qu'il conclurait éventuellement, une clause stipulant que :

1° le sous-traitant s'abstient de se rendre encore au lieu d'exécution du marché ou de poursuivre l'exécution du marché, lorsqu'une notification établie en exécution de l'article 49/2 du Code pénal social révèle que ce sous-traitant occupe un ressortissant d'un pays tiers en séjour illégal ;

2° le non-respect de l'obligation visée au point 1° est considéré comme un manquement grave dans le chef du sous-traitant, à la suite duquel l'entreprise est habilitée à résilier le contrat ;

3° le sous-traitant est tenu d'insérer, dans les contrats de sous-traitance, un clause analogue à celle visée aux points 1° et 2° et d'assurer que telles clauses soient également insérées dans les contrats de sous-traitance ultérieurs.

II.12. Rémunération due à ses travailleurs

Lorsque l'adjudicataire ou sous-traitant reçoit copie de la notification visée à l'article 49/1, alinéa 3, du Code pénal social, par laquelle il est informé d'un manquement grave à son obligation de payer dans les délais, à ses travailleurs, la rémunération à laquelle ceux-ci ont droit, cet adjudicataire ou sous-traitant s'abstient, avec effet immédiat, de se rendre encore au lieu d'exécution du marché ou de poursuivre l'exécution du marché, et ce jusqu'à ce qu'il présente la preuve à l'autorité adjudicatrice que les travailleurs concernés ont reçu l'intégralité de leur rémunération.

Il en va de même lorsque l'adjudicataire ou sous-traitant est informé :

  • soit par l'adjudicataire ou par l'autorité adjudicatrice selon le cas de ce qu'ils ont reçu la notification visée à l'article 49/1, alinéa 1er, du Code pénal social, concernant cette entreprise ;
  • soit via l'affichage prévu par l'article 35/4 de la loi du 12 avril 1965 relative à la protection de la rémunération des travailleurs.

Par ailleurs, l'adjudicataire ou sous-traitant est tenu d'insérer, dans les contrats de sous-traitance qu'il conclurait éventuellement, une clause stipulant que :

1° le sous-traitant s'abstient de se rendre encore au lieu d'exécution du marché ou de poursuivre l'exécution du marché, lorsqu'une notification établie en exécution de l'article 49/1 du Code pénal social révèle que ce sous-traitant manque gravement à son obligation de payer dans les délais, à ses travailleurs, la rémunération à laquelle ceux-ci ont droit ;

2° le non-respect de l'obligation visée au point 1° est considéré comme un manquement grave dans le chef du sous-traitant, à la suite duquel l'entreprise est habilitée à résilier le contrat ;

3° le sous-traitant est tenu d'insérer, dans les contrats de sous-traitance, un clause analogue à celle visée aux points 1° et 2° et d'assurer que telles clauses soient également insérées dans les contrats de sous-traitance ultérieurs.

II.13. Protection des données

Les données personnelles collectées dans le cadre du marché public par l'attributaire du marché, ainsi que par ses sous-traitants, agissant en tant que responsables du traitement doivent être traitées conformément au Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016).

Dans ce cadre, l'attributaire et ses sous-traitants s'engagent à ce que les informations personnelles collectées soient utilisées uniquement pour l'exécution du marché, ou en exécution d'une obligation légale, ou avec l'accord explicite de l'adjudicateur.


  • DESCRIPTION DES EXIGENCES TECHNIQUES

Location Mensuelle du Système maintenance comprise

§ Fourniture et placement de balises de géolocalisation au sein des véhicules communaux

§ Fourniture d'un logiciel de gestion, licence

§ Fourniture de Clés (Puces) pour les chauffeurs

Description des exigences techniques

Le matériel fourni devra permettre de rencontrer les objectifs suivants :

  • maîtriser l'activité de nos équipes sur le terrain ;
  • diminuer les déplacements inutiles ou injustifiés ;
  • maximiser l'utilisation des véhicules ;
  • conserver l'historique des déplacements ;
  • pouvoir prouver la non-utilisation des véhicules communaux à des fins privées ;
  • identification du chauffeur au moyen d'un driver ID-plug.

Caractéristiques minimales de l'équipement

Le système consistera en la fourniture et au placement de balises compactes, ainsi que tous les logiciels d'utilisation et de traitement de données, permettant d'enregistrer les données relatives à l'utilisation des véhicules. Il enregistrera essentiellement les coordonnées géographiques et les temps liés à l'utilisation du véhicule. Un système permettant l'identification du chauffeur devra également être fourni et installé.

Les balises captureront et transmettront au maximum toutes les minutes une série de données via le réseau GSM/GPRS telles que : position géographique, vitesse, direction, statut du véhicule (arrêt / mouvement), date, jour, heure, alertes éventuelles, chauffeur, ...

Ces données seront stockées dans un serveur sécurisé sous la responsabilité du fournisseur et pourront être consultées et traitées en temps réel à partir de n'importe quel PC connecté à internet via un nom d'utilisateur et un mot de passe personnel.

Le traitement des données permettra l'édition de rapports précis sur les activités des chauffeurs, l'utilisation des véhicules, les temps de travail, les temps d'arrêt, les débuts et fins de journée.

Les balises de géolocalisation devront être compatibles avec toutes les marques de véhicules disponibles sur le marché.

Elles seront montées de façon à rester inaccessibles pour le chauffeur et le passager. Les boîtiers seront compacts (dimensions à préciser), tout comme l'antenne, placés derrière le tableau de bord sans en nécessiter le démontage. L'installation des boîtiers et des antennes ne nécessitera ni perçage, ni découpe de la carrosserie.

Les boîtiers seront transférables d'un véhicule à l'autre.


· Le soumissionnaire se chargera notamment :

  • de la fourniture des ordinateurs de bord compacts permettant d'enregistrer les données propres à l'utilisation des véhicules ;
  • de communiquer toutes les données techniques de son produit, les instructions nécessaires au montage ;
  • de remettre une offre précise qui détaillera distinctement les coûts unitaires des boîtiers et antennes, abonnements nationaux, comprenant l'accès à l'application et les cartes SIM ;
  • de la fourniture, de l'installation et de la gestion du système de communications permettant l'envoi en temps réel des données (rapports et statistiques relatives à l'utilisation des véhicules) ;
  • d'assurer, gratuitement, la formation des agents préposés à l'utilisation du logiciel de gestion des données ;
  • de sauvegarder les données relatives aux déplacements de la flotte.

· Le boîtier :

  • Il sera compatible avec toutes les marques de véhicules disponibles sur le marché belge.
  • L'ordinateur de bord doit être monté de façon à rester inaccessible pour le chauffeur et le passager. Il sera compact (dimensions à préciser impérativement), tout comme l'antenne, placés derrière le tableau de bord, sans en nécessiter le démontage.
  • L'installation du boîtier ne nécessitera ni perçage, ni découpe de la carrosserie. Idem pour l'antenne.
  • Le boîtier sera transférable d'un véhicule à l'autre.
  • Le système enregistrera essentiellement les coordonnées géographiques et les temps liés à l'utilisation du véhicule.
  • D'autres types d'enregistrement doivent pouvoir être effectués en même temps (ex : fonctionnement des brosses d'une balayeuse, enclenchement de la prise de force d'un camion, de la pompe de l'hydrocureuse, ...).
  • Le boîtier installé sera évolutif et pourra permettre d'utiliser à l'avenir d'autres fonctionnalités (identification, comportements de conduite, ...).

· Software :

  • La consultation de la base de données peut être faite via un PC, tablette ou téléphone portable (type smartphone ou I-Phone).
  • Les données de l'ordinateur de bord doivent être envoyées par GPRS (ou tout autre système équivalent) vers la base de données à chaque trajet.
  • Les données doivent être stockées sur un serveur, sous la responsabilité du fournisseur, avec les sécurités habituelles via mot de passe.
  • Un positionnement en temps réel devra toujours être possible pour un, plusieurs ou tous les véhicules de la flotte.
  • Les mises à jour seront gratuites et automatiques.
  • Le software sera utilisable au travers d'une simple connexion internet.
  • Le software pourra être utilisé simultanément à partir de plusieurs PC.
  • Les données doivent être gardées pendant minimum 1 mois sur le serveur. Elles seront ensuite intégralement archivées et récupérables facilement par l'utilisateur.
  • Les données seront consultables en temps réel.
  • Les données doivent pouvoir être exportées vers un format Excel, PDF et CSV.
  • L'accès au serveur sera sécurisé.
  • Le software sera accessible dans un maximum de fonctionnalités au travers d'une application pour smartphone.

· Cartographie :

  • La localisation instantanée, le trajet et la vitesse de un, plusieurs ou tous les véhicules doivent pouvoir être localisés en permanence sur une carte routière interactive affichée à l'écran.
  • Les cartes routières permettront de « zoomer » afin d'affiner le niveau de détail jusqu'au nom de la rue.
  • L'écran peut être divisé en deux parties : l'une affichant la carte, l'autre affichant la liste des véhicules, les n° de plaques, les noms des rues et le chauffeur du véhicule.
  • Un trajet complet doit pouvoir être visualisé sur la carte, et ce, même ultérieurement.
  • Une alerte doit nous parvenir si une zone interdite est franchie (e-mail/sms/rapport).
  • Les véhicules visualisés sur la carte doivent être identifiés par une couleur et une icône spécifique.
  • Le système sera capable d'offrir une cartographie routière et hybride (rue et vue satellite simultanément).

· Rapports

  • Le traitement des données permet l'édition de rapports précis sur les activités et l'utilisation des véhicules, les temps de conduite, les temps d'arrêt, les débuts les fins de journée.
  • Tous les rapports doivent permettre d'identifier clairement le numéro d'immatriculation et la description du véhicule.

Type de rapport à fournir :

  • Un aperçu des déplacements journaliers qui indique :
  • Plages de dates
  • Lieu de départ
  • Heure de départ
  • Temps de conduite
  • Distance parcourue
  • Lieu d'arrivée
  • Heure d'arrivée
  • Heure de départ suivant
  • Temps passé sur le lieu d'arrêt
  • Chauffeurs

On doit pouvoir « cliquer » sur un trajet, le trajet doit alors s'afficher de manière graphique sur la carte.

  • Rapport qui donne un cumul par jour et par véhicule des données suivantes :
  • Durée du contact
  • Temps de conduite
  • Temps de parking (contact éteint)
  • Distance parcourue
  • Rapport détaillé des trajets qui mentionne par trajet :
  • Le chauffeur
  • Début de séquence d'utilisation du véhicule (mise du contact du véhicule)
  • Temps pendant lequel le véhicule a roulé
  • Durée du trajet
  • Fin de la conduite (arrêt du véhicule)
  • Fin de la séquence (contact éteint)
  • Distance parcourue
  • Rapport d'activités :
  • Sélection par véhicule ou par groupe de véhicules
  • Sélection par plage de dates
  • Graphique affichant une vue globale des amplitudes sur la période sélectionnée
  • Par chauffeur
  • Par sélection sur un jour particulier de cette plage, affichage d'un graphique permettant d'obtenir une vue détaillée des amplitudes sur le jour sélectionné.
  • Rapport de style de conduite (Conduite Responsable)
  • Analyse Accélération / Décélération
  • Scoring du style de conduite
  • Emission théorique de CO² (base = données constructeur)
  • Consomation théorique (base = données constructeur
  • Enregistrement des données toutes les 10 secondes en cas de changelment de direction de plus de 20°
  • Rapport d'activités par le biais de sélections :
  • Par véhicule-conducteur ou par groupe de véhicules
  • Par conducteur-véhicule
  • Par service
  • Par date(s)
  • Fonction alerte !!
  • Le véhicule qui sort de l'entité : une alerte est émise par un rapport indiquant date, heures, localisation, véhicules, chauffeur

Remarque :

  • En cas d'accident, les données des véhicules (courbe de vitesse avant, pendant et après l'accident) doivent être consultables.
  • Si l'ordinateur de bord n'est plus alimenté en courant à la suite de l'accident et qu'il n'a pas été détruit, les données doivent pouvoir être récupérées hors ligne. Le fournisseur sera compétent pour cela et téléchargera les données de l'appareil dans son atelier et les fournira au pouvoir adjudicateur.

Les rapports doivent pouvoir être transmis automatiquement par e-mail à différentes adresses électroniques et à intervalles réguliers (au moins une fois par semaine), ce qui permet aux utilisateurs de recevoir seulement les données choisies et de ne pas devoir consulter eux-mêmes les données.

Ces rapports automatisés peuvent être établis et diffusés facilement par les administrateurs.


Outre l'offre de rapports standards, il doit être possible d'en établir et d'en diffuser rapidement soi-même.

Le soumissionnaire accompagnera son offre par des exemples de rapports qui démontrent la capacité du matériel.

  • Equipements embarqués

Type d'équipement embarqué par catégorie de véhicule

Par équipements embarqués, on entend tout appareil devant être installé dans les véhicules.

Les équipements embarqués seront conformes aux normes en vigueur. Le soumissionnaire dont les équipements ne seraient pas conformes devra le démontrer afin qu'ils répondent, en tous points, aux exigences des normes.

Les véhicules sont de génération, de marques, de modèles différents

Placement

Le montage s'effectuera en nos dépôts par les techniciens de l'adjudicataire PARLANT FRANÇAIS.

Les balises de géolocalisation seront installées par l'adjudicataire au sein de nos ateliers au sein du Service Technique Communal

Formation

Le soumissionnaire proposera également une offre de formation d'un demi-jour (QP : 4 heures) à l'attention des membres du personnel concernés (administrateurs) pour 4 à 5 personnes. La date sera fixée d'un commun accord et déterminée au moins 5 jours ouvrables à l'avance, en prenant contact avec Madame la Directrice Générale de la Commune de ...

La formation, entièrement en français, sera complétée par un support visuel (papier ou informatique) didactique et illustré (à fournir au pouvoir adjudicateur).

Abonnements - maintenance

L'abonnement (national) comprendra :

  • les mises à jour automatiques ;
  • l'accès à l'application Internet ;
  • le forfait communication GPS/GPRS indépendant de la consommation ;
  • la conservation des données (au minimum 1 an) ;
  • la maintenance de l'ensemble du matériel et le dépannage sur site du matériel embarqué.

Nature du marché :

Quantité Présumée (QP)

Mesurage :

Unité de mesure : Prix Unitaire/Mensuel/véhicule

Code de mesurage : (Location du système par mois et par véhicule)

Clause spéciale

En cas de cessation d'activité, faillite ou liquidation du fournisseur, les sources des logiciels majeurs ainsi que toutes les informations utiles et nécessaires pour l'accès aux serveurs seront transmises au client ou distributeur, libre de tout droit et obligation afin d'assurer la continuité du service.

Documentation de l'offre

Afin de nous permettre une parfaite compréhension de l'offre, les soumissionnaires sont invités à y annexer une documentation suffisante présentant le système proposé.

Maintenance, interventions et réparations de l'ensemble du système

La maintenance comportera notamment les éléments suivants :

  • L'accès et les mises à jour du logiciel ;
  • Le fournisseur mettra à la disposition du soumissionnaire un numéro de téléphone unique accessible durant les jours ouvrables et les heures de travail de société, ainsi qu'une adresse mail spécifique. L'accès au Help Desk Hotline (point de contact pour toutes les demandes, réclamations ou signalement de pannes, incident ou de problème). Seul le français sera utilisé lors des contacts avec le support technique de l'adjudicataire. Toutes les questions seront traitées durant les heures ouvrables.
  • Les interventions, contrôles sur site (main d'œuvre et déplacement compris) ou à distance suivant le cas ;
  • Les adaptations au niveau du programme en fonction des besoins ;
  • Les opérations de vérification du système et de l'ensemble des solutions (y compris l'appareillage).

Pour le bon fonctionnement des appareils, le soumissionnaire veillera à communiquer les besoins de maintenance à apporter à chaque appareil. Il en détaillera le besoin annuel au pouvoir adjudicateur.

La maintenance de l'ensemble du matériel et logiciel, le dépannage (y inclus les réparations dues à des pannes sur le matériel embarqué, mauvais fonctionnement) ou toute intervention liées (réalisée sur site ou à distance) seront inclus dans le prix de la location (mensualité). Aucun frais supplémentaire ne pourra être facturé.

Pendant la durée du contrat, si des remplacements, réparations ou interventions au niveau d'éléments du système et/ou des mises à jour - améliorations sont nécessaires en raison de défauts, problèmes techniques et/ou de manquements du système, ceux-ci seront entièrement inclus dans le prix de la location-mensualité. Ce point concerne l'ensemble de l'appareillage mis en place (hardware), de même que toute intervention au niveau de la solution logicielle (software).


Le délai maximal de prise en charge en cas de panne ou problème technique.

Il sera communiqué par le soumissionnaire avec l'offre (délai à dater de la communication de la Commune au Help Desk). Il sera évalué dans la partie Critères d'attribution.

Les opérations de Maintenance-interventions-réparations (aussi bien sur l'appareillage que sur la partie logicielle) seront organisées en concertation avec le pouvoir adjudicateur et se feront en assurant la continuité des activités prestées.

Le fournisseur résout les problèmes dans les délais annoncés à l'acte d'engagement, sur lesquels il s'est engagé.

La prestation se fera en langue française EXCLUSIVEMENT.

Evolutivité

Durant la durée du contrat et en fonction de l'évolution des activités spécifiques, besoins de l'organisation et des services ou des configurations informatiques, le pouvoir adjudicateur pourra solliciter l'adjudicataire pour :

  • ajouter un nouveau véhicule dans la liste des véhicules à géolocaliser ;
  • retirer de la liste un véhicule à géolocaliser ;
  • le développement/ajout de nouvelles fonctionnalités.

Les prestations liées à ces compléments devront faire l'objet d'un devis (sans frais supplémentaires pour l'élaboration de celui-ci) détaillant et justifiant

  • le temps nécessaire pour sa mise en œuvre ;
  • le nombre d'heures de travail nécessaires au développement demandé ;
  • les moyens complémentaires éventuels nécessaires et leur coût.

Sur base de ce rapport, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d'en demander la réalisation ou non. Le taux proposé sera tous frais inclus (déplacements, frais administratifs, etc.).


ANNEXE A : FORMULAIRE D'OFFRE

OFFRE DE PRIX POUR LE MARCHÉ AYANT POUR OBJET

« GÉOLOCALISATION DES VÉHICULES COMMUNAUX »

Procédure négociée sans publication préalable

Important : Ce formulaire doit être complété dans son entièreté, et signé par le soumissionnaire. Le montant total de l'offre doit être complété en chiffres ET en toutes lettres.

Personne physique

Le soussigné (nom et prénom) :

Qualité ou profession :

Nationalité :

Domicile (adresse complète) :

Téléphone :

GSM :

Fax :

E-mail :

Personne de contact :

Soit (1)

Personne morale

La firme (dénomination, raison sociale) :

Nationalité :

Ayant son siège à (adresse complète) :

Téléphone :

GSM :

Fax :

E-mail :

Personne de contact :

Représentée par le(s) soussigné(s) :

(Les mandataires joignent à leur offre l'acte authentique ou sous seing privé qui leur accorde ses pouvoirs ou une copie de la procuration. Ils peuvent se borner à indiquer le numéro de l'annexe du Moniteur belge qui a publié l'extrait de l'acte concerné).

Soit (1)

Groupement d'opérateurs économiques (y compris la société momentanée)

Nom et prénom ou raison sociale des soumissionnaires et forme juridique :

Qualité ou profession :

Nationalité :

Adresse ou siège social :


Nom et prénom ou raison sociale des soumissionnaires et forme juridique :

Qualité ou profession :

Nationalité :

Adresse ou siège social :

Ces données doivent être complétées pour chacun des participants ou groupements.

Le groupement est représenté par l'un des participants, dont le nom est :

S'ENGAGE(NT) À EXÉCUTER LE MARCHÉ CONFORMÉMENT AUX CLAUSES ET CONDITIONS DU CAHIER DES CHARGES DU MARCHÉ PUBLIC SUSMENTIONNÉ (GÉO-2020) :

pour un montant de :

(en chiffres, TVA comprise)

...............................................................................................................................................................

(en lettres, TVA comprise)

...............................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

Informations générales

Numéro d'immatriculation à l'ONSS :

Numéro d'entreprise (en Belgique uniquement) :

Sous-traitants

Il sera fait appel à des sous-traitants : OUI / NON (biffer les mentions inutiles)

Part du marché sous-traitée :

Il sera fait appel aux sous-traitants suivants :

Personnel

Du personnel soumis à la législation sociale d'un autre pays membre de l'Union Européenne est employé :

OUI / NON (biffer les mentions inutiles)

Cela concerne le pays membre de l'UE suivant :


Paiements

Les paiements seront effectués valablement par virement ou versement sur

le compte (IBAN/BIC) ......................................................................................................................................................

de l'institution financière ................................................................................................................................................

ouvert au nom de .............................................................................................................................................................

Documents à joindre à l'offre

A cette offre, sont également joints :

  • les documents datés et signés, que le cahier de charges impose de fournir ;
  • les modèles, échantillons et autres informations, que le cahier des charges impose de fournir.

Fait à ................................................................................................................................................

Le .....................................................................................................................................................

Le soumissionnaire,

Signature :........................................................................................................................................

Nom et prénom : ............................................................................................................................

Fonction : ..........................................................................................................................................

· Biffer les mentions inutiles


ANNEXE B : INVENTAIRE

« GÉOLOCALISATION DES VÉHICULES COMMUNAUX »

Description

Type

Unité

Q

PU en chiffres HTVA

Total HTVA

1

Abonnement mensuel et maintenance par véhicule (y compris la fourniture, le montage, la mise en route du système et la formation)

QP

Pièce

100

Total HTVA

TVA 21%

Total TVAC

Les prix unitaires doivent être mentionnés avec 2 chiffres après la virgule. La quantité de produits x le prix unitaire doivent être à chaque fois arrondis à 2 chiffres après la virgule.

Vu, vérifié et complété avec les prix unitaires, les totaux partiels et le total global qui ont servi à déterminer le montant de mon offre de ce jour, pour être joint à mon formulaire d'offre.

Fait à .............................................................., le .....................................................................

Nom et prénom ........................................................................................................................

Fonction : ..................................................................................................................................

Signature : .......................................................................................................................................................